No Reino Unido, a abertura de uma empresa é relativamente simples quando comparada com os procedimentos que devem ser tomados em países como a Alemanha e Brasil, como por exemplo no Brasil, a emissão de certidão negativa e alvará de funcionamento. Mais importante do que abrir a sua empresa e’ manter seu funcionamento regular perante exigências legais, fiscais e tributarias. Toda empresa tem um ciclo de funcionamento de 12 meses, no Brasil o ano fiscal e’ de 1 de janeiro a 31 de dezembro, Em outros países o período pode ser diferente, no Reino Unido e’ de acordo com o data da abertura da mesma, esse período é chamado de ano financeiro, este não deve ser confundido com o ano fiscal ( 6 de Abril a 5 de Abril – mesmo para todos – pessoa jurídica e física). A submissão dos demonstrativos financeiros é anual e as licenças de funcionamento geralmente valem por 1 ano.
Durante a existência da empresa, é comum que o vencimento das licenças e prazos passem despercebidos, principalmente no primeiro ano, tome ciência deste fato quando precisar do documento ou quando tiver uma visita dos órgãos controladores como Receita Federal ou Prefeitura da região.
Para evitar que este erro aconteça, preparamos um check list de todos os aspectos que devem ser observados evitando assim futuros inconvenientes para sua empresa
Recursos Humanos – Revise os termos dos contratos de trabalho. A empresa pode ter um empregado que não esteja trabalhando sob o contrato, caso haja um desacordo entre as partes será difícil resolver qualquer disputa. Além disso uma vez ao ano solicite a confirmação dos dados pessoais, tais como: endereço, telefone, estado civil e um contato no caso de emergência.
Férias de empregados – Revise o saldo de férias dos empregados, uma vez ao ano, em alguns países, não e’ permitido vender ou acumular férias, muitos funcionários podem se esquecer ou não conhecer essa regra, o que gerara um descontentamento sobre a possível perda das férias ou a impossibilidade de tira-la. Para evitar surpresa, monitore mensalmente o agendamento e saldo de férias.
Seguros – As apólices de seguro são validas por 1 ano, renove seu seguro, comunicando as mudanças que ocorreram na empresa, evitando dessa forma, que a sua apólice esteja obsoleta ou não cubra o valor real do patrimônio ou da transação monetária em questão
Local – Renovação do Aluguel, cálculo do imposto predial, a execução de reforma durante ao ano, a utilização da área do local influenciará no valor do “IPTU “(Business Rate /Council Tax). O Council é responsável pela revisão anual, podendo haver acréscimo ou decréscimo do valor cobrado de acordo com o valor cobrado.
Licenças de Funcionamento – Não são todos os setores que necessitam de licença de funcionamento. As licenças têm validade de um ano; caso o vencimento passe e a licença não seja renovada, o órgão expedidor poderá’ revoga-la. Exemplo de seguimentos que necessitam licença: Restaurantes, Money Transfer, Advogados, Contadores, Salões de Beleza, Clinicas, Açougues.
Meio-Ambiente – Revise seus contratos de coleta de lixo, talvez seja necessário criar um serviço diferenciado, de acordo com o volume de lixo gerado. Cada prefeitura tem um departamento separado que cuida do Envirolmental Health, e e’ importante que o empresário esteja ciente deste monitoramento, evitando custo com as penalidades previstas.
IT – Contratos de domínio de website, geralmente entre 1 a 3 anos. Se a renovação não for feita dentro do prazo estipulado, a provedora de website pode 
suspender o site ou o mesmo poderá ser comprado por um competidor.
Fornecedores – Algumas empresas oferecerem desconto se um contrato anual de serviço for feito. Revise sua lista de fornecedores e determine quais empresas poderiam beneficiar sua empresa, mediante contrato oferta de descontos ou preços mais competitivos.
Recadastramento Anual – No Reino Unido, o recadastramento anual devera’ ser feito 12 meses após a abertura e todo ano depois do primeiro ano.
Retirada dos diretores e acionistas – A Retirada deve ser anual, uma vez que a contabilidade da empresa seja preparada e o resultado apurado e houver lucro acumulado disponível. * Existem outras maneiras de se realizar pagamentos aos sócios, mas todas devem ser documentação, e registradas adequadamente junto a Receita Federal ou Junta comercial, dependendo da transação.
Testamento Comercial – Valido para a Empresa e para os sócios, evitando que em caso de falecimento, a família do interessado não perca seus direitos dentro da empresa. Vale lembrar que empresas Limitadas são entidades separadas dos seus acionistas – um planejamento tributário e’ indicado para evitar “double taxation”.
Leasing, Hire-Purchase, Empréstimos – revisão do vencimento de cada contrato, para evitar excesso de cobrança após o vencimento. Em caso de” Hire-Purchase”, ao final do contrato, o contratante tem a opção de pagar um valor pequeno para adquirir o patrimônio ou continuar pagando a prestação.
Patrocínios – Acordos de patrocínios são anuais, e algumas empresas, impõem um período do ano especifico para negociação.
Solicite essa informação e marque na sua agenda para não perde-lo.
Lembre-se: Além de evitar multas, manter a sua empresa com a documentação regular e em dia, possibilita uma valorização maior da sua empresa, permitindo que uma venda futura seja mais lucrativa, e abre as portas para novas oportunidades como Internalização da empresa, franquia ou expansão.
